Erreichbarkeit ist noch kein vereinbarter Termin
Bei einer Fensteranfrage möchten Sie vielleicht lieber kurz telefonieren, statt mehrere Nachrichten zu schreiben. Teilen Sie dann mit, wann Sie erreichbar sind. Kennzeichnen Sie diese Angabe als Rückrufwunsch. Ein Zeitfenster, das Sie anbieten, ist noch kein bestätigter Termin. Erst aus der Antwort lässt sich erkennen, ob Ihr Gesprächspartner diesen Wunsch berücksichtigen kann.
Ein Beispiel lautet: „Für einen Rückruf wäre ich am Dienstag zwischen 15 und 17 Uhr erreichbar. Bitte teilen Sie mir mit, ob das für Sie passt.“ Ersetzen Sie Wochentag und Uhrzeiten durch Ihre tatsächliche Verfügbarkeit. Schreiben Sie nicht „Unser Termin ist Dienstag“, wenn bislang nur Sie dieses Zeitfenster vorgeschlagen haben.
Datum und Zeitbezug ergänzen
Eine Nachricht kann später gelesen oder weitergeleitet werden. Ergänzen Sie deshalb zum Wochentag das Datum. Bei grenzüberschreitender Kommunikation ist auch der Zeitbezug hilfreich, etwa die Ortszeit in Warschau. Wenn Sie unsicher sind, welche Zeit Ihr Gesprächspartner meint, fragen Sie nach. Leiten Sie den Aufenthaltsort nicht aus der Sprache der Nachricht ab.
Für Ihre eigene Übersicht reichen drei Angaben: gewünschter Tag, angebotenes Zeitfenster und Stand der Rückmeldung. Beim letzten Punkt können Sie „noch nicht bestätigt“ schreiben. Diese kleine Notiz gehört zu Ihrer Kommunikationsplanung. Sie sagt nichts über die Öffnungszeiten, Reaktionsgeschwindigkeit oder verfügbaren Termine eines bestimmten Unternehmens aus.
Einen passenden Ersatzweg nennen
Falls Sie während eines Anrufs nicht erreichbar sind, kann ein anderer Kontaktweg hilfreich sein. Nennen Sie nur die Möglichkeiten, die Sie tatsächlich nutzen möchten. Beispielsweise können Sie darum bitten, einen alternativen Gesprächszeitpunkt per E-Mail vorzuschlagen. Eine solche Bitte ist keine Zusage, dass dieser Kontaktweg vom Empfänger angeboten oder sofort genutzt wird.
Vermeiden Sie eine lange Liste privater und beruflicher Telefonnummern ohne Erklärung. Wenn Sie eine Nummer angeben, machen Sie deutlich, zu wem sie gehört und wofür sie verwendet werden soll. Kontaktdaten anderer Personen sollten nicht beiläufig in einer Anfrage auftauchen. Für die Terminabstimmung genügt oft ein klar benannter Ansprechpartner.
Die Rückmeldung getrennt vom Wunsch festhalten
Wenn eine Antwort eintrifft, lesen Sie genau, ob sie einen Termin bestätigt oder nur einen neuen Vorschlag enthält. Übernehmen Sie diese Unterscheidung in Ihre Notiz. Bei einem Gegenvorschlag können Sie Ihre Verfügbarkeit erneut prüfen und antworten. So bleibt der Gesprächsstand nachvollziehbar, ohne dass eine automatische Kalendereintragung bereits eine Vereinbarung vortäuscht.
Ergänzen Sie den Zweck des Rückrufs in einem Satz, etwa dass Sie offene Punkte Ihrer Fensteranfrage besprechen möchten. Verweisen Sie auf die betreffende Nachricht, falls bereits eine vorliegt. Technische Entscheidungen müssen Sie dafür nicht vorwegnehmen. Halten Sie die Terminabstimmung kurz und lassen Sie den eigentlichen Inhalt der Anfrage als eigenen Abschnitt stehen. Im Fensterkonfigurator von Nord Haus lassen sich Parameter auswählen und eine Anfrage für ein individuelles Angebot senden.
Redaktioneller Beitrag des AI PILOT Blogs über ein Werkzeug von Nord Haus.